Pomodoro-tekniikka: kuinka sitä käytetään tuottavuuden lisäämiseksi?

Nykypäivän kilpailuhenkisessä ja vaativassa maailmassa ajan ja työpanoksen optimointi on jatkuva välttämättömyys. Pomodoro-tekniikka on yksinkertainen ja tehokas tapa saavuttaa tämä tavoite.

Kuten National Institutes of Healthin artikkelissa kerrotaan, kyseessä on työkalu, jonka tavoitteena on keskittynyt työskentely, jonka lomassa pidetään suunniteltuja taukoja. Miten se toteutetaan? Mitkä ovat sen edut? Katsotaanpa tarkemmin.

Mikä on pomodoro-tekniikka?

Onko sinulla liikaa tehtäviä ja liian vähän aikaa niiden suorittamiseen? Tuntuuko sinusta siltä, ettet saa työtäsi koskaan valmiiksi? Oletko sitä mieltä, että vuorokaudessa pitäisi olla 40 tuntia? Pomodoro-tekniikka on keino hallita työaikaa tehokkaasti. Lisäksi se parantaa tuottavuutta ja keskittymiskykyä.

Kyseessä on 90-luvulla kehitetty menetelmä, jonka keksimisen katsotaan olevan Francesco Cirillon ansiota, joka alkoi käyttää sitä yliopisto-opinnoissaan. Nimi tulee siitä, että hänellä oli tomaatin muotoinen munakello. “Pomodoro” on italiaa, joka suomeksi tarkoittaa tomaattia.

Siinä keskitytään yhteen tiettyyn tehtävään 25 minuutin ajan. Näitä “pomodoro-istunnoiksi” kutsuttuja työskentelypätkiä seuraavat lyhyet, 5 minuutin tauot. Kun neljä jaksoa on suoritettu, pidetään pidempi tauko.

Ajan myötä työvaiheiden kestoa ehdotetaan pidennettäväksi enintään 50 minuuttiin. Työvaiheessa tulee olla täydellisen tarkkaavainen ja keskittynyt. Viivyttely täytyy jäädä menneisyyteen.

Näin kyllästymisen tai työhön hukkumisen tunne vähenee. Ajoittainen tauko vaikuttaa myönteisesti sekä keskittymiseen että henkiseen suorituskykyyn.

Se jopa vähentää tunnetta, että olemme kiven ja kannon välissä, jatkuvassa kamppailussa aikaa vastaan. Parasta on, että saatamme tehtävän loppuun samalla innolla, jolla sen aloitimme, ja koemme miellyttävää onnistumisen tunnetta.

Saatat olla kiinnostunut lukemaan tämänkin: 10 ruokaa, jotka pitävät hereillä

Miten pomodoro-tekniikkaa sovelletaan?

Pomodoro-tekniikka on varsin yksinkertainen. Alla kuvaamme prosessin ja kerromme mitä ottaa huomioon, jotta se olisi tehokas.

• Jaottele työsi. Pilko työ ensin mahdollisimman moniin pieniin tehtäviin. Ja jos se tuntuu edelleen laajalta, se kannattaa jakaa edelleen.
• Tee tehtäväluettelo ja ruksaa tehtävät pois listalta. Sinulla on jo käsitys työstä, sen määrästä ja osaprosesseista. Nyt kannattaa tehdä lista, jotta et unohda tai jätä mitään tekemättä. Ja aina kun olet suorittanut tehtävän ja siirryt seuraavaan, ruksaa suoritettu tehtävä pois listalta.
• Käytä ajastinta. Tämä on perustyökalu: kello, sekuntikello, munakello tai mikä vain ajastin. Aina kun aloitat tehtävän, ajoita se soimaan 25 minuutin kuluttua.
• Keskity mahdollisimman hyvin. Pomodoro-tekniikan avain on se, että näiden 25 minuutin aikana unohdat kaiken muun kuin tekeillä olevan tehtävän. Ei kumppania, ei lapsia, ei koiraa, ei kännykkää, ei sosiaalisia verkostoja. Ei mitään.
• Lepää. Aivan kuten koulussa, kun kello soi, sinun on lopetettava kaikki mitä teet. Merkitse tehtävä suoritetuksi tai edistyneeksi ja pidä viiden minuutin hyvin ansaittu tauko. Tässä teet päinvastoin kuin työvaiheessa, eli ajattelet kaikkea muuta kuin työtä.

Mihin pomodoro-tekniikkaa käytetään?

Pomodoro-tekniikkaa voidaan soveltaa yhtä lailla opiskeluun kuin työhönkin. Tutustutaanpa tekniikan hyötyihin.

Keskittyminen

Keskittymisestä akateemisiin tai työtehtäviin on tullut haaste. On useita tekijöitä, jotka voivat keskeyttää jatkuvuuden työssä, kuten muut aktiviteetit, häiriötekijät elektronisilla laitteilla ja keskittymisvaikeudet.

Näin ollen tuottavuus on alhaista. Pomodoro-tekniikan tärkein tehtävä on auttaa meitä keskittymään yhteen tehtävään kerrallaan, jotta voimme suorittaa sen onnistuneesti ja vähentää tai poistaa häiriötekijät.

Parempi ajanhallinta

Tutkimukset osoittavat, että akateemisissa ympäristöissä pomodoro-tekniikka on osoittautunut tehokkaaksi koulutyön ajanhallinnan kannalta.

Lisäksi kun opimme työskentelemään järjestelmällisesti, tiedämme mitä voimme saavuttaa, hallitsemme rytmiä ja organisoimme itsemme paremmin sen mukaan, kuinka paljon aikaa meillä on käytettävissä koko tehtävään ja kuhunkin osioon.

Tuottavuus ja tyytyväisyys

Erään toisen tutkimuksen mukaan, jossa pomodoroa käytettiin todellisessa työympäristössä (ohjelmistokehityksen alalla), tekniikan soveltamisen jälkeen sisäisten keskeytysten määrä väheni merkittävästi. Se lisäsi tuottavuutta ja tuotti työntekijöissä enemmän tyytyväisyyttä.

Motivaatio ja sitoutuminen

Joskus ongelmana ei ole vain ajan tai keskittymisen puute, vaan sitoutuminen ja vastuullisuus. Ehkä emme edes aloita tehtävää, koska ajattelemme ettemme pysty saattamaan sitä loppuun, emmekä halua kokea syyllisyyttä tai pettymystä.

Jos kuitenkin aloitamme ottamalla askeleen kerrallaan ja jos oletamme, että jokainen pieni tehtävä on saavutus, siitä voi tulla myös kannustin jatkaa.

Ponnistelujen ja väsymyksen väheneminen

Jos pysähdymme silloin tällöin, aivot lepäävät ja henkisen väsymyksen mahdollisuus vähenee. Fyysisen puolen osalta voimme noustessamme työtuolista kävellä ja venytellä hieman, mikä auttaa välttämään istumapainotteisen elämäntavan seurauksia, kuten muun muassa iskias, lantiokipu ja nivelten jäykkyys.

Piditkö tästä artikkelista? Saatat myös haluta lukea: Ohjeistuksia istumatyötä tekeville

Vinkkejä hyvien tulosten saavuttamiseen pomodoro-tekniikalla

Pomodoro-tekniikan käyttämisen työssä tai koulussa ei pitäisi tuottaa vaikeuksia. Se voi kuitenkin toimia paljon paremmin, jos pidät seuraavat vinkit mielessä:

• Käytä taulua, ilmoitustaulua tai muuta taulua tehtävien kirjoittamiseen tai visualisointiin.
• Voit jakaa taulun kolmeen vyöhykkeeseen: aloittamattomat, keskeneräiset ja valmiit.
• Voit aloittaa kiireellisimmästä tai yksinkertaisimmasta, tapauksesta riippuen.
• Siirry kauemmas kaikista häiriötekijöistä.
• Vähennä kännykän äänenvoimakkuutta tai, jos mahdollista, sammuta se.
• Jokaisen suoritetun tehtävän päätteeksi voimme antaa itsellemme palkinnon; kupin teetä tai kahvia tai minkä tahansa terveellisen välipalan.
• Jos 25 minuutista tulee liian pitkä, voit aloittaa lyhyemmillä jaksoilla. Aikaa lisätään vähitellen.
• Vältä multitaskaamista. Toisin sanoen älä tee useita asioita samaan aikaan.
• Määritä, kuinka monta “pomodoroa” eli työntekopätkää jokin toiminto vaatii.
• Älä jätä taukoja väliin. Tauot ovat avain menestykseen.

Kenelle pomodoro-menetelmä sopii?

Pomodoro-menetelmää suositellaan opiskelijoille ja työntekijöille. Useimmissa tapauksissa sitä voidaan soveltaa sekä työpaikoilla että yliopistoissa.

• Esimerkiksi opettajalle, joka joutuu korjaamaan useita kokeita, tämä tekniikka voi auttaa häntä olemaan kyllästymättä.
• Muusikolle, joka joutuu harjoittelemaan soittamista tuntikausia. Lyhyiden taukojen pitäminen silloin tällöin on hyvä asia.

Muissa tapauksissa se voi kuitenkin olla haitaksi. Toimittajalle, kirjailijalle tai jopa kuvataiteilijalle 25 minuuttia voi olla hädin tuskin riittävä aika aiheeseen paneutumiseen. Pysähtyminen voi merkitä rytmin, luovan virtauksen tai inspiraation menettämistä.

Näille ihmisille sopivinta olisi työskennellä pidempiä, yli tunnin mittaisia jaksoja. On myös hyvä idea soveltaa sitä tehtäväkohtaisesti: aina kun saa jonkin tehtävän valmiiksi, voisi pitää pitkän tauon.

Ahdistuneille ihmisille sekuntikellon käyttö voi merkitä lisää stressiä, joten heidän ei kannata käyttää tätä tekniikkaa. He saattavat huolestua enemmän kellosta kuin itse tehtävästä.

Erittäin tehokas tekniikka oikeissa olosuhteissa

Aikoinaan ihmiset joutuivat työskentelemään tuntikausia taukoamatta. 1900-luvun työreformien myötä tämä kuva alkoi muuttua, ja työajat lyhenivät. Olemme vihdoin alkaneet ymmärtää, että olemme tehokkaampia kun työskentelemme lyhyissä jaksoissa.

On kuitenkin hyvä selventää, että uskomus siitä että keskittymiskykymme kestää esimerkiksi 25 minuuttia kerrallaan, on vailla kunnollista tieteellistä pohjaa. Pomodoro-tekniikka on kuitenkin osoittautunut tehokkaaksi monille, vaikka se ei olekaan erehtymätön.

Voit tietysti kokeilla sitä muutaman päivän ajan nähdäksesi, miten se toimii tai tarvitseeko sinun mukauttaa sitä jollain tavalla. On olemassa muitakin tekniikoita, jotka auttavat ajanhallinnassa. Olennaista on panna ne käytäntöön, varsinkin jos sinulla on taipumusta viivyttelyyn.