5 merkkiä siitä, että pieni tehtävä kaipaa selkeää päätöstä

Joskus juuri yksinkertaisimmat tehtävät pyörivät eniten mielessä. Ei siksi, että ne olisivat monimutkaisia, vaan koska emme ole vielä päättäneet, mitä niiden kanssa tehdään. Viestin vastaaminen, tapaamisen sopiminen, laatikon järjestäminen tai paketin palauttaminen voivat jäädä listalle päiväkausiksi ilman, että asiassa edetään.

Kun pieni tehtävä pyörii mielessäsi tai muistutuksissasi, kyse ei ole kurinalaisuuden puutteesta, vaan selkeän päätöksen puutteesta. Seuraavassa kerromme, mitkä merkit osoittavat, että et enää tarvitse lisää muistutuksia, vaan sinun on määriteltävä tehtävälle paikkansa päivässäsi.

1. Lykkäät tehtävää, vaikka se veisi vain muutaman minuutin

Vastaamaton sähköposti, laskun tarkistaminen tai jo muistiin merkityn ostoksen tekeminen voidaan hoitaa alle viidessä minuutissa. Jos kuitenkin lykkäät niitä, et todennäköisesti ole päättänyt, milloin ja miten ne hoidat. Jatkuva lykkääminen on merkki siitä, että tehtävä tarvitsee määritellyn kehyksen: siitä on tehtävä konkreettinen ensimmäinen askel tai sille on varattava todellinen aika kalenteristasi.

2. Kirjoitat sen useisiin listoihin, mutta et aloita sitä

Kun tehtävä näkyy muistikirjassasi, tehtäväsovelluksessasi ja jopa jääkaapin oveen kiinnitetyssä lapussa, mutta et koskaan ryhdy siihen, puuttuu selkeys. Kyse ei ole organisointiongelmasta, vaan päättämättömyydestä: mikä on tehtävän prioriteetti? Minkä aseman se saa muihin asioihin nähden? Tehtävän toistaminen eri listoilla vain lisää henkistä kuormitusta.

3. Jokainen muistutus häiritsee sinua enemmän kuin auttaa

Hälytykset ja ilmoitukset toimivat, kun toimenpide on jo määritelty. Jos jokainen muistutus häiritsee sinua, se johtuu siitä, että tehtävä on mielessäsi edelleen ratkaisematta. Sen sijaan, että muistutus motivoisi sinua, siitä tulee vain melua. Salaisuus on pysähtyä ja päättää: haluatko tehdä sen tänään, delegoida sen vai poistaa sen tehtävälistaltasi?

4. Et tiedä, mikä on ensimmäinen konkreettinen askel

Laatikon järjestäminen voi kuulostaa yksinkertaiselta, mutta jos et päätä, mistä aloitat, siitä tulee epämääräinen tehtävä. Sama pätee ajanvarauksen tekemiseen: soitatko, kirjoitatko viestin vai tarkistatko vapaat ajat? Selkeän ensimmäisen askeleen puuttuminen on merkki siitä, että sinun on määriteltävä se vähimmäistoimenpide, joka saa sinut liikkeelle.

5. Itse asiassa sinun täytyy päättää, teetkö sen, delegoitko sen vai jätätkö sen tekemättä

Jotkut pienet tehtävät jäävät odottamaan, koska et ole tehnyt perustavaa päätöstä: kannattaako se tehdä? Voiko joku muu hoitaa sen? Onko se jo menettänyt merkityksensä? Esimerkiksi paketin palauttaminen voi olla kiireellistä tai se voi olla jo merkityksetöntä. Tämän merkin tunnistaminen auttaa sinua vapauttamaan mielen tilaa ja energiaa.

Näin muutat päätöksen toiminnaksi

Kun tunnistat nämä merkit, hyödyllisintä on ottaa pieni ja konkreettinen askel:

• Muuta tehtävä ensimmäiseksi askeleeksi (kirjoita viesti, etsi numero, avaa laatikko).
• Merkitse sille konkreettinen päivämäärä kalenteriisi.
• Ryhmittele se muiden samankaltaisten tehtävien kanssa, jotta voit hoitaa ne yhdessä.
• Pyydä apua, jos joku muu voi hoitaa asian paremmin tai nopeammin.
• Poista tehtävä, jos sillä ei ole enää merkitystä.

Muistutus on hyödyllinen vain silloin, kun toimintasuunnitelma on selvä. Jos sinun on vielä päätettävä, jokainen hälytys vain muistuttaa sinua ratkaisemattomasta tehtävästä. Ratkaisu on määritellä, mikä paikka kyseisellä tehtävällä on (tai ei enää ole) päivässäsi. Näin pienet päätökset tuovat helpotusta ja vapauttavat energiaa siihen, mikä todella on tärkeää.