8 vinkkiä parempaan ajanhallintaan

Tunnetko, että aika ei riitä käymään läpi kaikkia keskeneräisiä tehtäviä? Onko ajanhallinta sinusta vaikeaa?

Jos tunnistat itsesi tästä, on aika muuttaa päivittäisiä rutiineita. Jos haluat oppia hallitsemaan paremmin aikaa, tulee sinun olla järjestelmällinen ja kurinalainen.

Ajanhallinnassa on tärkeää käyttää tunnit oikealla tavalla. Jos et siis ole varma, miten voisit edetä asian suhteen, jatka lukemista, niin annamme vinkkejä parempaan ajanhallintaan.

Miksi aikaa ei ole riittävästi?

Lukuisat syyt estävät meitä hyödyntämästä kaikkia päivän tunteja. Yleensä syynä on kuitenkin tapa hallita aikaa. 

Tässä muutamia syitä ajanpuutteeseen:

Epäjärjestelmällisyys

Teetkö yleensä listan keskeneräisistä tehtävistä ja laitat ne tärkeysjärjestyksessä ensisijalle? Luotko aikataulun aktiviteettien suorittamisesta etukäteen?

Jos et ole vielä kokeillut näitä vinkkejä parempaan ajanhallintaan, tee niistä itsellesi uusi tapa. Aktiviteettien järjestäminen on tärkeä ominaisuus, mikäli haluat oppia hallitsemaan aikaa tehokkaammin.

Ihmiset, jotka eivät osaa toimia järjestelmällisesti ja joilla on useita keskeneräisiä tehtäviä, eivät yleensä tiedä mistä aloittaa. He myös priorisoivat tehtäviä, jotka eivät ole yhtä tärkeitä. Siten he käyttävät kaiken energiansa ja tehokkuutensa väärällä tavalla.

Tuhlaat aikaa netin selailuun

Monet ihmiset viettävät aikaa sosiaalisessa mediassa tai selailevat jatkuvasti nettiä. Tämä aiheuttaa ongelmia, sillä heidän on tapana unohtaa, että ruudun ulkopuolella on myös todellisuus sekä suorittamista odottavia tehtäviä.

Et pysty sanomaan “ei”

Kun aika ei tunnu riittävän, voi se johtua myös siitä, että suostut tekemään liian monia tehtäviä. Lopulta ylität rajasi ja sen seurauksena tekemiesi tehtävien laatu saattaa heikentyä.

Jos siis tiedät aikataulusi olevan tiukka, vältä tarjoamasta apua tai ottamasta itsellesi lisää aktiviteetteja tehtäväksi. Ensimmäisenä tehtävänä on olla järjestelmällinen ja tunnistaa omat rajat.

Lue myös: Rutiineja etätöiden tekemiseksi

Teet useita asioita samaan aikaan

Useiden asioiden tekeminen samaan aikaan on hyvin tyypillistä. Vastaat sähköpostiin samalla kun puhut puhelimessa ja varmistat, että liedellä oleva ruoka ei pala pohjaan.

Jos tunnistat itsesi tästä, on aika muuttaa tapoja ja keskittyä vain yhteen tehtävään kerralla.

Useiden asioiden tekeminen samaan aikaan voi toimia jossakin määrin. Se aiheuttaa kuitenkin suuremman riskin tehdä jotakin väärin.

Keskität kaiken ponnistelun yhteen asiaan

Toisena ääripäänä on käyttää liian paljon aikaa, vaivaa ja keskittymistä yhteen asiaan. Tämä johtaa muiden tehtävien laiminlyöntiin. Ei ole väärin omistautua johonkin tiettyyn tehtävään, mutta on parempi olla tehokas ja päättää sen tekeminen niin nopeasti kuin vain mahdollista.

Jos sinusta tuntuu, että et etene lainkaan aktiviteetin tekemisessä, anna itsellesi mahdollisuus siirtyä eteenpäin tärkeyslistalla seuraavana olevaan tehtävään. Älä kuitenkaan unohda päättää tehtävää, kun sinulla on enemmän tahtoa ja tunnet kykeneväsi siihen.

Vinkkejä parempaan ajanhallintaan

Tarkastellaan nyt vinkkejä parempaan ajanhallintaan. Jotkut näistä vinkeistä voidaan yhdistää muihin vinkkeihin ja jokaisen tulee itse määritellä onko niistä hyötyä omalla asialistalla.

1. Tee lista tärkeistä tehtävistä

Kirjaa edellisenä päivänä tai aamulla ensimmäisenä ylös kaikki tehtävät, jotka haluat saavuttaa sinä päivänä. Aseta sitten tehtävät tärkeysjärjestykseen.

Voit esimerkiksi merkitä seuraavan 24 tunnin aikana suoritettavat tehtävät “todella tärkeiksi” ja seuraavien päivien aikana suoritettavat “tärkeiksi”. Mikäli tehtävä voi odottaa pidempään, voit merkitä sen “vähemmän tärkeäksi”. Tällä tavalla pystyt keskittymään ensin kaikista merkityksellisimpiin asioihin.

2. Varaa tietty aika aktiviteettien tekemiseen

Kun olet laatinut velvollisuuksien listan, olisi ihanteellista aikatauluttaa päivä tehokkaasti. Jokaisella aktiviteetilla ja tehtävällä tulisi olla oma tilansa ja ne tulisi tehdä tiettyyn aikaan.

Määrittele myös aika, joka niiden tekemiseen menee. Sillä tavalla olet tietoinen kaikesta, mitä sinun tulee tehdä ja kuinka kauan se kestää.

Pyri aloittamaan päivä suorittamalla aktiviteetteja, jotka ovat tärkeyslistalla ensimmäisenä ja joiden tekeminen on vaikeaa. Tunnemme nimittäin olomme energisemmäksi ja selkeämmäksi päivän ensimmäisinä tunteina.

Jätä myös helpoimmat ja mekaanisimmat tehtävät päivän loppuun. Päivän edetessä sinusta tulee väsyneempi ja silloin on parempi tehdä asioita, jotka vaativat vähemmän vaivannäköä.

Lue myös: 6 hyvää tapaa saada lisää energiaa aamuun

3. Vinkkejä ajanhallintaan: vältä tehtävien siirtämistä myöhemmäksi

Vältä tehtävien siirtämistä myöhemmäksi, jotta voisit täyttää kaikki päivän tehtävät. Viivyttäminen saa tehtävät vain kasaantumaan ja tunnet enemmän stressiä sen takia.

Pyri sen sijaan päättämään velvollisuudet edellä aikaa, jotta voit huolehtia mahdollisista komplikaatioista ja pitää yhä kiinni aikataulussa olevista ajoista.

4. Varaa aina aikaa itsellesi

Vaikka sinulla onkin useita keskeneräisiä aktiviteetteja, tulee sinun aina varata aikaa itsellesi. Tämä tulisi tehdä mielellään ennen päivän tehtävien aloittamista.

Sillä tavalla parannat energiatasoa ja olet valmiimpi kohtaamaan päivittäisen stressin. Voit esimerkiksi omistaa tämän ajan meditoimalla 10-20 minuuttia heräämisen jälkeen, harrastamalla liikuntaa tai syömällä terveellisen ja ravinteikkaan aamiaisen.

5. Valmistele tehtävät edellisenä iltana

Yksi tapa parempaan ajanhallintaan on optimoida aika, joka sinulla on aamuisin. Laita siis edellisenä iltana valmiiksi päivän vaatteet, eväät ja käytettävät tarvikkeet.

Siten et joudu etsimään tavaroita ympäriinsä tai valmistautua erikseen päivän tehtäviin.

6. Vinkkejä ajanhallintaan: pidä työpiste siistinä ja puhtaana

Työpisteen järjestelmällisyys ja siisteys saavat olon tuntumaan viihtyisältä ja päivä sujuu tehokkaammin. Siten aikaa ei kulu asioiden etsimiseen kaiken sotkun keskeltä.

On siis tärkeää varmistaa aina, että työpaikka on puhdas ja siisti.

7. Poista häiriötekijät

Sosiaalinen media ja elektronisilla laitteilla viestittäminen ovat isoimpia häiriötekijöitä. Työskennellessä tulee välttää ajautumasta näihin tapoihin, sillä ne voivat häiritä työntekoa.

Jos sen tekeminen on vaikeaa, voit blokata sosiaalisen median ja henkilökohtaisen sähköpostin käytön töiden ajaksi sovellusten avulla.

8. Vinkkejä ajanhallintaan: mene ajoissa nukkumaan

Hyvät yöunet ovat tärkeä osa päivää, mikäli haluat oppia hallitsemaan aikaa paremmin. Pyri siis menemään nukkumaan aikaisin ennen kello kymmenen illalla.

Sillä tavalla saat yöunien tuomat hyödyt ja heräämisestä tulee vaivattomampaa.

Parempaan ajanhallintaan tottuminen vaatii sinnikkyyttä

Ongelmana ei ole se, että päivässä on liian vähän tunteja. Sinun tulee oppia järjestämään ja aikatauluttamaan käyttämäsi aika.

On myös tärkeää tuntea omat kyvyt ja rajat. Siten et ylikuormita itseäsi tehtävillä, joita et aio suorittaa.

Lyhyesti sanottuna, parempi ajanhallinta riippuu hyvästä tehtävien järjestelystä ja niiden riittävästä täyttämisestä. Jos onnistut saavuttamaan sen, tulee ajanhallinnasta sinulle helppoa!